Prepare un plan de emergencia para su pequeño negocio en caso de un desastre

De todos los negocios que cierran debido a un desastre natural, más del 25% nunca más vuelven a abrir sus puertas. Si bien no es posible disminuir el riesgo de enfrentar un huracán, hay medidas que se pueden tomar para proteger su negocio e incrementar sus posibilidades de pronta recuperación.

Para esto, el Insurance Information Institute (I.I.I) y el Institute for Business & Home Safety (IBHS) coinciden en que es indispensable tener tanto un plan de preparación en casos de desastres como el seguro adecuado, particularmente en un año de fuerte actividad ciclónica.   

Desarrolle un plan de recuperación de desastres

No importa si su negocio es grande o pequeño, un plan de análisis del impacto de un desastre que le ayude a identificar sus puntos débiles es una necesidad obligada para que pueda hacerle frente a un desastre natural. Las grandes corporaciones a menudo contratan personas especializadas en analizar los riesgos y los asistan en la producción de planes de recuperación. Los dueños de pequeños negocios también pueden hacer la planificación y análisis por su cuenta.

Un plan para su negocio debe incluir los siguientes puntos:

  • Establezca un plan de respuesta de emergencia y entrene a sus empleados en cómo llevarlo a cabo. Haga que sus empleados aprendan a quién notificar cuando ocurra un desastre y qué medidas deben tomarse para evitar la pérdida de vidas y propiedades.
  • Escriba cada uno de los pasos de su plan y asigne responsabilidades para cada empleado en un lenguaje simple y sencillo de entender y seguir. Practique los procedimientos establecidos para cada respuesta de emergencia con pruebas establecidas con regularidad.
  • Componga una lista de direcciones y teléfonos importantes. Asegúrese de que puede entrar en contacto con las personas claves en caso de una emergencia y después de un desastre. La lista debe incluir agencias de respuesta de emergencias establecidas antes y después de un desastre, listado de clientes, contratistas, suplidores, instituciones financieras, agentes de seguros, aseguradoras y los empleados.
  • Decida una estrategia de comunicaciones de modo que prevenga la pérdida de sus clientes. No dude en colocar avisos en su locación, contactar a los clientes por teléfono, correo regular y electrónico o de ser necesario colocar un aviso en el periódico local.
  • Considere las cosas que puede necesitar inmediatamente durante una emergencia. ¿Necesitará una fuente de energía alternativa y de respaldo? ¿Necesita un sistema de comunicaciones de respaldo?
  • Recursos Humanos. Proteja a sus empleados y clientes de sufrir lesiones en sus instalaciones. Considere el posible impacto de un desastre en la habilidad de sus empleados de reportarse a sus puestos de trabajo o cómo los clientes podrán acceder su sitio de negocio o recibir sus servicios.
  • Recursos físicos. Inspeccione las instalaciones de su negocio y cuantifique el impacto que un desastre podría tener en estas. Asegúrese que sus instalaciones están en conformidad con los códigos de construcción requeridos por su condado.
  • La comunidad de su negocio. Aún cuando su negocio se escape de los efectos directos de un desastre natural, existe la posibilidad de que pueda sufrir pérdidas significativas debido a dificultades de recibir provisiones o servicios, o limite el acceso a su clientela regular. Las empresas deben comunicarse con sus proveedores o suplidores para corroborar que conocen los procesos de emergencia y planes de recuperación, de modo que todos estén preparados.
  • Proteja sus instalaciones o edificio. Si usted es dueño de las instalaciones que hospeda su compañía, incluya la manera de proteger la edificación que lo contiene como parte de su plan. Considere el impacto financiero si su negocio necesita permanecer cerrado por culpa de un desastre. ¿Cuánto le costaría este impacto al permanecer cerrado por un día, una semana o un período mayor?
  • Mantenga archivos por duplicado. Tenga archivos de respaldo para sus datos computarizados y haga copias actualizadas con frecuencia para mantenerlas fuera de su domicilio de negocio principal. Mantenga copias físicas de los documentos importantes de su compañía, preferiblemente en una caja de depósito en un banco y asegúrese que todos los respaldos están actualizados.
  • Identifique las actividades críticas y los recursos mínimos que necesita para dar soporte a estas. Si cerrar sus puertas, aunque sea temporalmente, no es posible, determine qué requisitos necesita tener a la mano para seguir con su negocio aunque sea desde otra dirección o en otras instalaciones.
  • Encuentre una instalación alternativa, proveedores de equipos y productos o contratistas calificados opcionales. Considere llegar a hacer un acuerdo recíproco con otro negocio similar al suyo. Pruebe acordar un arreglo con un contratista o proveedor al menos que se comprometa a responder a sus necesidades inmediatas.
  • Proteja sus sistemas computarizados y datos. Existen muchas empresas dedicadas a ofrecer sistemas de respaldo de computación que pueden mantener sus archivos al día en almacenajes que muchas veces son accesibles por Internet vía banda ancha.

 

Revise sus planes de seguros

Asegúrese de que posee suficiente cobertura de seguros para pagar los costos indirectos de un desastre—como la interrupción de sus actividades de producción—así como los costos de reparación de sus instalaciones, edificio, maquinarias u otra propiedad. La mayoría de las pólizas de seguros de negocios no incluyen ni daños por inundación ni daños por terremotos y usted puede necesitar adquirir estas por separado. Así mismo, conozca los límites y deducibles de su póliza.

También en sus pólizas de seguro deben reflejarse arreglos y mejoras que usted haya incurrido en su empresa. Esto incluye tanto mejoras de construcción a una instalación como la adquisición de nuevos equipos.

Para un negocio, el costo de un desastre se puede extender mucho más de los costos de reparar una instalación o un techo, cambiar mobiliario o equipos. Existe el riesgo potencial de pérdidas de los ingresos mientras las instalaciones no se pueden usar. Su plan de recuperación en caso de desastre debe incluir una revisión detallada de sus pólizas de seguro, de modo que no existan grietas entre una cobertura y otra. Es posible que si su póliza de seguros incluye pérdidas de ingresos, algunas condiciones pueden limitar la cobertura, por ejemplo, si los daños a su propiedad ocurren fuera de sus instalaciones regulares mientras está en las instalaciones de un cliente. Por lo general, es posible obtener cobertura adicional a su póliza de seguros pagando por separado.

Cobertura de seguros básicos que considerar para su negocio:

  • Cobertura para las instalaciones o edificio le proveerá de fondos en caso de que sus instalaciones sufran daños o queden destruidas, ya sea por causas cubiertas o en caso de pólizas específicas contra huracanes, por daños causados por efecto del viento o lluvia. Estas pólizas no suelen incluir cobertura en caso de inundación o de terremotos por lo que deben adquirirse por separado.
  • Cobertura de propiedad del negocio para el contenido de sus instalaciones o inventario que quede destruido o inservible después de un desastre, como un siniestro o una tormenta.
  • Cobertura de las mejoras o remodelaciones realizadas por inquilinos incluye indemnizaciones por daños ocurridos en instalaciones, mejoras y anexos realizados en la edificación que ocupa el asegurado pero que no le pertenecen, cuyos gastos han sido pagados por él para el desempeño de su negocio.
  • Cobertura para propiedad adicional tales como cercas, toldos u otras estructuras anexas. Esta cobertura está limitada y varía de acuerdo con el tipo de propiedad adicional.
  • Cobertura por pérdida de ingresos y ganancias cuando el normal desempeño del negocio se ve afectado por los daños causados en un siniestro, ya sea porque la edificación queda destruida, y no se puede transar negocios en ella, o mientras se realizan reparaciones en la misma.
  • Cobertura de gastos adicionales provee de fondos para hacer funcionar el negocio en una nueva locación, para el alquiler de nuevos equipos mientras se reparan o compran instalaciones propias que sustituyan a los equipos perdidos y que ayuden a minimizar la pérdida de ingresos y ganancias del normal desempeño del negocio.
  • Cobertura en caso de aplicación de nuevas leyes y ordenanzas locales provee de fondos al asegurado para hacer frente a gastos adicionales de reconstrucción o reparación que surjan de tener que implementar nuevas ordenanzas locales o códigos de construcción, tras las reparaciones a efectuar.

Los dueños de negocios que necesiten mayor información respecto a seguros para su negocio o información de cómo hacer un plan de preparación en caso de desastres, pueden obtener Open for Business: A Disaster Planning Toolkit for the Small Business Owner (Abierto y haciendo negocios: Herramienta de planificación en caso de desastres para los dueños de negocios), del Institute for Business & Home Safety o de la Oficina de Pequeños Negocios, Small Business Administration.
Para más información, visite la sección de negocios del I.I.I.

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